مفهوم التتبع الإداري
يمثل التتبع الإداري جزءا هاما من العمل الإداري وهو عملية يتم من خلالها تقييم ومراقبة أداء الأفراد والإدارات في المؤسسة أو الهيكل التنظيمي للتأكد من تحقيق الأهداف المحددة. فيما يلي بعض جوانب التتبع الإداري وكيفية تحقيق الفعالية في هذا السياق:.
ويتم اتخاذ الخطوات والإجراءات التالية للمتابعة الإدارية:
- تحديد الأهداف والمعايير التي سيتم العمل عليها.
- جمع معلومات وبيانات سير العمل.
- تحليل المعلومات والبيانات لتحديد النجاحات وأوجه القصور.
- اتخاذ التدابير اللازمة لتصحيح أوجه القصور.
يهدف التتبع الإداري إلى تحقيق عدد من الأهداف منها:
- ضمان تحقيق الأهداف التنظيمية.
- تحسين جودة العمل وكفاءته.
- تحفيز الموظفين على العمل بجدية أكبر.
- تقليل الأخطاء وحل المشكلات.
تحديد الأهداف والمعايير:
- أولاً، يجب تحديد الأهداف والمعايير المطلوب تحقيقها.
- يتم وضع معايير الأداء التي يتم على أساسها تقييم الفعالية.
توزيع المهام:
- ويجب توزيع المسؤوليات وتحديد الأدوار والمسؤوليات بوضوح.
- يجب أن يكون كل فرد على دراية بمسؤولياته والمعايير التي يجب عليه الالتزام بها.
مراقبة الأداء:
- ويتم مراقبة أداء الأفراد والإدارات بانتظام.
- تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) ومراقبتها بانتظام.
تقييم الأداء:
- يجب تقييم الأداء بشكل منتظم ومنتظم.
- يتم استخدام آليات التقييم لتحديد مدى تحقيق الأفراد والإدارات للأهداف المحددة.
تقديم ملاحظات:
- ويجب تقديم تعليقات بناءة وفي الوقت المناسب على الأداء.
- وهذا يساعد على دفع التحسينات وتصحيحات المسار عند الضرورة.
اتخاذ الإجراءات التصحيحية:
- إذا لم يتم تحقيق الأهداف أو ظهرت مشاكل، فيجب اتخاذ التدابير التصحيحية.
- يمكن تغيير العمليات أو يمكن استهداف التدريب لتحسين الأداء.
استخدام التكنولوجيا:
- ويمكن استخدام نظم وتقنيات المعلومات لتسهيل عملية الرصد وتوفير بيانات دقيقة وفورية.
تحسين العملية:
- واستنادا إلى الخبرات والنتائج المستخلصة من عمليات المتابعة، يتم تحسين العمليات بشكل مستمر.
التواصل الفعال:
- ويجب توفير قنوات اتصال فعالة داخل المنظمة لضمان تدفق المعلومات والتنسيق بين الإدارات.
هل يوجد بالمنشأة قسم للرقابة الإدارية وكيف يعمل؟
نعم في المنشأة
و
نعم يوجد لدى العديد من الشركات والمؤسسات قسم أو وحدة مخصصة للمتابعة الإدارية. ويشار إلى هذا القسم أحيانًا باسم “قسم التقييم والتتبع” أو “قسم الجودة والتحسين المستمر”. تتمثل مهمة هذا القسم في ضمان تحقيق الأهداف المؤسسية بشكل فعال والتحسين المستمر للأداء. هذه هي الطريقة التي يمكن أن يعمل بها قسم التتبع الإداري:
تطوير خطط المتابعة:
يتم تطوير خطط الرصد والتقييم التفصيلية.
تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs):
يتم تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية التي يتم قياسها وتتبعها.
إجراء تقييمات منتظمة:
يتم تقييم أداء الأفراد والإدارات بانتظام وفقًا للمؤشرات المحددة.
تحليل البيانات:
يتم تحليل البيانات التي تم جمعها أثناء تحقيقات المتابعة لتوفير رؤى واتجاهات.
تقديم التقارير والتحليلات:
يتم إنشاء تقارير منتظمة عن نتائج التقييمات والتحليلات.
توفير التدريب والدعم:
وعندما يكون الأداء ضعيفًا، يقدم القسم التدريب والدعم للأفراد لتحسين مهاراتهم.
تقديم التوجيه والتحفيز:
يتلقى الأفراد التوجيه والتشجيع لتحسين الفهم والالتزام بالأهداف.
متابعة التنفيذ:
يقوم قسم المتابعة الإدارية بمراقبة تنفيذ الإجراءات التصحيحية والتأكد من فعاليتها.
تطوير السياسات والإجراءات:
قد يشارك القسم الإداري في تطوير وتحسين السياسات والإجراءات التنظيمية.
التحسين المستمر:
ويعمل القسم على تحسين عمليات المتابعة بشكل مستمر بناءً على التجارب والتحديثات.
وتعتمد هذه العمليات على تكامل الجهود والتعاون بين إدارة المتابعة الإدارية والإدارات الأخرى داخل المؤسسة لضمان تحقيق الأهداف الاستراتيجية بشكل شامل ومتكامل.
ما مدى ضرورة التتبع الإداري داخل المنشأة؟
إن وجود المتابعة الإدارية داخل المؤسسة أمر ضروري لعدة أسباب حيث تساهم هذه العملية في تحقيق الكفاءة والفعالية في الأداء الإداري. فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل التتبع الإداري مهمًا:
تحقيق الأهداف المؤسسية:
يساعد التتبع الإداري على تحقيق الأهداف المحددة للمنظمة من خلال تقييم أداء الأفراد والإدارات والتأكد من توجيه الجهود نحو تحقيق تلك الأهداف.
تحسين الأداء الفردي والجماعي:
تساعد المتابعة في تحفيز الأفراد على تحسين أدائهم الفردي والجماعي من خلال التقييم المنتظم وتقديم الملاحظات البناءة.
تحديد نقاط القوة والضعف:
تساعد عمليات المتابعة على تحديد نقاط القوة والضعف داخل المنشأة، مما يسمح لإدارة المنظمة بتحسين جوانب القوة وتجنب نقاط الضعف.
تحسين العملية:
تمكن مراقبة الإدارة من التحليل المستمر وتحديد العمليات وتفتح الباب أمام فرص التحسين المستمر.
زيادة كفاءة العمل:
بفضل التحليل والتتبع المنتظم، يمكن تحديد العمليات الفعالة وتحسينها، مما يساهم في زيادة كفاءة العمل في المنشأة.
تحسين التواصل الداخلي:
تعمل المتابعة على تحسين التواصل والتنسيق بين الإدارات وفرق العمل المختلفة داخل المنظمة مما يساعد على تحقيق الانسجام والتكامل في العمل.
ضمان الجودة:
يلعب التتبع دورًا حاسمًا في ضمان جودة الأداء والإنتاج، وهو أمر بالغ الأهمية للحفاظ على سمعة الشركة ورضا العملاء.
التكيف مع التغيرات:
يساعد التتبع في تحديد التحديات والتغييرات اللاحقة، مما يسمح للمؤسسة بالتكيف بسرعة وكفاءة.
موازنة الأهداف:
يمكن أن تساعد المتابعات الإدارية في تحقيق التوازن بين الأهداف المالية والأهداف الإستراتيجية والأهداف الاجتماعية.
وبشكل عام يمكن القول أن التتبع الإداري يمثل جزءا أساسيا من العمليات الإدارية حيث أنه يساهم في تحسين الأداء وضمان استمرارية ونجاح المنظمة في بيئة الأعمال المتغيرة.
