اكتب خطابًا رسميًا
يهتم الكثير من الأشخاص بمعرفة كيفية كتابة خطاب رسمي إلى جهة رسمية. لذلك سوف نتعمق في هذا الموضوع ونوضح أهم النقاط التي يجب مراعاتها عند كتابة الخطاب الرسمي.
الأهداف الرئيسية التي يجب التركيز عليها عند كتابة الخطاب
هناك هدفان رئيسيان مهمان يجب على كاتب الرسالة التركيز عليهما:
- يجب أن يقدم معلومات جيدة عن الموضوع الذي يتم الكتابة عنه.
- يجب أن يشعر القارئ بالارتياح بعد الاستماع إلى الخطاب.
النقاط الأساسية التي يجب التركيز عليها للحصول على خطاب مميز
- ربط الأفكار المراد مناقشتها حتى لا ينساها المتحدث، وكتابة أفكار رئيسية محددة مع إدراج أفكار فرعية تحتها.
- عند كتابة خطاب، يجب على المرء تجنب الكلمات غير الفعالة والحشو غير الضروري وصياغة الأفكار بطريقة منظمة وبسيطة للقارئ.
- يجب على الكاتب تقديم الاسم حتى يتمكن القارئ من التعرف على الكاتب، كما يجب تحديد مستلم الرسالة كتابيًا.
- يمكن للكاتب استخدام برامج البريد الإلكتروني لكتابة الرسالة وإرسالها إلكترونيًا إلى شخص لديه عنوان بريد إلكتروني، مما يوفر الوقت.
- من الأفضل أن تبدأ الرسالة بالتحية وتخاطب المستلم بمسمى وظيفته أو اسمه. بعد ذلك، يمكن كتابة من هو، إذا كان اسم المستلم أو المسمى الوظيفي غير معروف.
- إذا كان الكلام باللغة العربية فالأفضل عدم الكتابة باللغة العامية، بل توضيح محتوى الخطاب والهدف منه، واستخدام كلمات جيدة وقوية وواضحة، وتجنب كتابة الاختصارات في الخطاب.
- ويجب أن يكون الكلام خالياً من الأخطاء اللغوية وأن تكون القواعد النحوية صحيحة.
- ويجب أن تكون نهاية الكلام مهذبة ولطيفة، مع استخدام العبارات الجيدة بعد ترك سطر أو سطرين مثل (مع خالص تحياتي – أطيب التحيات – تمنياتنا بالتوفيق) وغيرها من العبارات ذات الطبيعة الطيبة.
أهم الأخطاء التي يجب تجنبها عند كتابة خطاب رسمي
- عند كتابة خطاب، يجب عليك تجنب المحادثات الطويلة دون هدف والاقتصار على الكلمات المهمة.
- ويجب على الكاتب أن يحرص على التحدث بشكل طبيعي ويتجنب التكلف أثناء الكتابة.
- ويُنصح بمراجعة الخطاب بشكل متكرر، ويسعى المؤلف جاهداً لتحقيق الكمال فيه.
التحدث أمام الجمهور
إن القدرة على التحدث أمام جمهور أو إلقاء خطاب وقراءته بصوت عالٍ هي مهارة تعبر عن الثقة بالنفس، ويجب أن يتمتع المتحدث بعدة نقاط مهمة، مثل نطق الحروف بشكل واضح وصوت مميز وملم بالقواعد النحوية و مواقع الإيقاف المؤقت.
ويفضل أن يكون رزيناً ويتحدث عن مضمون الحديث دون إطالة أو تقصير، فيعمل على تبسيط الفكرة وجذب انتباه المستمعين.
