تحرص مؤسسات الأعمال والشركات على إيجاد وسائل فعالة للتواصل بين وزارة الإدارة والموظفين الآخرين في بقية الإدارات. وبالتالي ، ستتمكن من تقييم عملية العمل وضمان الوصول إلى الأهداف المرجوة ، وبالتأكيد ستكون التقارير الإدارية المكتوبة أو الشفوية واحدة من أهم وسائل الاتصال في المؤسسات ، فهي تساهم في ربط الجميع الإدارات الإدارية مع بعضها البعض ، وكذلك عرض جميع المعلومات اللازمة والضرورية حتى يتمكن المسؤولون من اتخاذ القرارات.
تتيح التقارير الإدارية للشركة فرصة للتنبؤ بمتطلباتها المستقبلية ، ومعرفة الطرق الصحيحة لزيادة كفاءة إكمال الأعمال ، ومراقبة أداء الموظفين. تعرض التقارير الإدارية مجموعة من البيانات وحقائق مشكلة أو موضوع معين. كما يوفر تحليلات ومعلومات منطقية يمكن استخدامها لتوجيه الموظفين إلى الطريق الصحيح.
ية كتابة التقارير الإدارية
تتم كتابة التقارير الإدارية على مرحلتين ، والمرحلة الأولى هي إعداد التقرير ، والمرحلة الثانية تكتب التقرير.
إعداد التقرير
قبل البدء في كتابة أي تقرير إداري يجب أن يكون جيدًا ، يمثل العنصر الأساسي للتقرير ، وبالطبع لإعداد مراحل التقرير:
- الإعداد والإعداد: تتضمن هذه المرحلة أسئلة التقرير التي تتضمن تحديد هدف التقرير واستخداماته ومعرفة الهيئات التي ستستفيد منها.
- تلقى التقرير: تحديد الشخص أو القسم الذي سيتلقى هذا التقرير ، ويعرف الطريقة التي يتم كتابتها بطريقة مناسبة لهدف التقرير والطرف الذي تلقاه.
- معلومات التقرير: يتضمن صدق وجودة مصادر المعلومات ، وطريقة استخدامها الصحيح من خلال كتابة التقرير.
- تصميم وتنفيذ التقرير: إنها مرحلة بناء هيكل التقرير العام.
يمكنك الآن البدء في كتابة التقرير الإداري
تتضمن كتابته الخطوات التالية:
- من خلال هذه الخطوة ، يجب تحديد الفكرة الرئيسية التي ستتناولها التقرير ، حيث سيساهم في توضيح الغرض من كتابة التقرير.
- استخدام المراجع: مع هذه الخطوة ، يمكنك استخدام مصادر مختلفة لمساعدتك في كتابة التقرير ، مثل استخدام الإنترنت أو الكتب.
- إعداد خطة: إنها خطة تنظيمية تساعد في ترتيب أفكار التقرير الخاص التي سيتم استخدامها لاحقًا عن طريق كتابة التقرير ، وتتكون الخطة من فكرة رئيسية وخلفية وهي في الشكل أو الخطط.
- كتابة التقرير: ابدأ بكتابة بيانات التقرير والفقرات التي تتضمن كتابة المقدمة ، وكتابة الجمل الرئيسية لكل فقرة من التقرير ، وبالطبع لن ننسى استخدام الكلمات الانتقالية بين الفقرات بالإضافة إلى كتابة الكل التحليلات والاستنتاجات في التقرير.
- كتابة المراجع ومحتويات التقرير: مع هذه الخطوة ، يتم تحرير التقرير ويتم مراجعة محتوياته. هذا العمل لا يقوم بالشخص الذي كتب التقرير بل شخص آخر بكفاءة أعلى.
التقارير الإدارية أجزاء
تحتوي التقارير الإدارية على أجزاء رئيسية ، ومن الضروري لشخص مسؤول عن كتابة التقرير لكتابته بطريقة دقيقة وصحيحة حيث تساهم في توضيح هدف التقرير ، والأجزاء الرئيسية هي:
- العنوان: إنها صفحة التقرير الإدارية الرئيسية ، وهي تحتوي على اسم الإدارة التي صدر منها التقرير ، وعنوان التقرير الرئيسي ، واسم الشخص الذي كتب التقرير ، وتاريخ كتابته.
- مقدمة في التقرير: غالبًا ما تتم كتابة المقدمة بعد الانتهاء من كتابة التقرير ، لأنه يحتوي على جميع الأفكار العامة التي تم ذكرها في التقرير ، وتتضمن الموضوع الرئيسي ، يعرض هدف التقرير ، ويظهر أهميته.
- محتوى التقرير: إنها صفحة التقرير الأساسية ، وتحتوي على جميع المعلومات التي يتعامل معها التقرير ، ويتم توزيعها على الفقرات.
- خاتمة التقرير: تحتوي الصفحة الأكثر أهمية في التقرير على نتائج التقرير ، بالإضافة إلى تقديم بعض الاقتراحات.
فوائد التقارير الإدارية
• دعم التخطيط: يوفر التقرير الإداري أفكارًا تساهم بنجاح في عملية التخطيط ، حيث تعتمد إدارة المؤسسة على جميع المعلومات والأفكار الواردة في التقرير الإداري مثل الآراء والآراء وتوصيات المشرفين والنتائج السابقة والقدرات المتاحة ، ومع هذه المعلومات ، ستتمكن الإدارة من إعداد الخطط الاستراتيجية التي تتميز بالموضوعية. • تعزيز الرقابة: مهمة الرقابة هي المقارنة بين المهام الخاصة التي تم وضعها في التقرير والنتائج الفعلية. • دور الإشراف: إنه تقييم للأنشطة ، ومتابعة أداء الموظفين ، من خلال إدارة الشركة ، بالإضافة إلى تحديد الأخطاء التي حدثت ومعرفة أسبابهم وية حدوثها.
أشكال التقارير الإدارية
هناك العديد من أنواع التقارير ، لأنها تختلف وفقًا لمحتواها وطبيعتها وسبب إعدادها وتوزيعها في النموذج التالي:
- التقارير الإدارية القصيرة: فهي قصيرة وتتألف من صفحتين ، وتسمى ملاحظة.
- التقارير الإدارية الطويلة: فهي مفصلة وتتألف من حوالي 20 صفحة ويتم كتابتها بطريقة رسمية.
- التقارير الإدارية الداخلية: يتم إرسال هذه التقارير بين أقسام المؤسسة نفسها.
- التقارير الإدارية الخارجية: يتم إرسال هذه التقارير من المؤسسة خارجها ، مثل إرسالها إلى المجلات أو الصحف.
في هذه المقالة ، تعلمنا عن كل ما يتعلق بالتقارير الإدارية.
